Quy trình quản lý hợp đồng
Với các tòa nhà sẽ có rất nhiều đối tượng thuê tòa nhà khác nhau, do vậy số lượng hợp đồng sẽ rất lớn. Điều này đòi hỏi ban quản lý tòa nhà phải thiết lập quy trình quản lý hợp đồng và các biểu mẫu. Trong đó, ban quản lý phải triển khai hợp đồng thuê và các biểu mẫu, thu tiền thuê, thu tiền dịch vụ cộng thêm và cuối cùng là thanh lý hợp đồng khi khách hàng không còn thuê tòa nhà.
Quy trình vệ sinh tòa nhà
Với số lượng người thường xuyên ra vào tòa nhà thì việc giữ gìn vệ sinh phải luôn được chú trọng. Trong đó, ban quản lý sẽ đưa ra các kế hoạch vệ sinh cụ thể từ vệ sinh khu ngoài toà nhà, khu tiền sảnh, hành lang, lối đi chung của các tầng, khu nhà vệ sinh chung của các tầng, khu cầu thang bộ, thang máy toà nhà, khu vực văn phòng, khu bãi đỗ xe toà nhà. Ngoài ra, còn phải thiết lập được các quy định quản lý rác toà nhà để bảo đảm về mặt vệ sinh, giúp nâng cao uy tín cho chủ đầu tư.
Cần đưa ra các kế hoạch cụ thể cho từng hạng mục quản lý
Quy trình khách hàng
Đây là một trong những điều quan trọng nhất mà ban quản lý tòa nhà phải thực hiện. Hầu hết, các tòa nhà cao tầng có số lượng khách hàng cực lớn với nhiều đối tượng khác nhau từ thuê văn phòng, nhà ở, khách sạn, cửa hàng… Để có những chính sách, chế độ quản lý khách hàng tốt nhất thì phải lập ra và thực hiện các quy trình như: quản lý và sử dụng phòng họp, đánh giá sự thoả mãn của khách hàng, xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng, và các biểu mẫu, trang trí và marketing của khách hàng, đảm bảo an toàn, an ninh của khách hàng, quản lý vệ sinh của khách hàng, quản lý tài sản của khách hàng, bảo dưỡng sửa chữa của khách hàng, hình thức, thái độ, tác phong nhân viên khách hàng, quản lý thiết bị, dịch vụ của toà nhà,… Ban quản lý cần lập ra thật chi tiết về các quy định trong quy trình quản lý thì sẽ dễ dàng hơn trong việc chăm sóc khách hàng. Đây là một trong những điều thiết yếu cần phải có nhằm giúp nâng cao uy tín và mang lại lợi nhuận cho chủ đầu tư.
Cần thiết lập quy trình chăm sóc khách hàng thật chi tiết
Quy trình an ninh
Vì lượng khách hàng đông, nhiều tài sản nên việc đảm bảo an ninh cho tòa nhà là rất quan trọng. Ban quản lý cần thiết lập nội quy phòng cháy chữa cháy toà nhà và các biểu mẫu. Thường xuyên tuần tra bộ phận bảo vệ, huấn luyện về an toàn PCCC, kiểm soát tài sản, hàng hoá, kiểm soát khách, nhân viên. Ngoài ra phải biết cách xử lý sự cố bảo vệ, quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ, xử lý các tình trạng khẩn cấp,… đảm bảo an ninh tuyệt đối.
Quy trình vận hành kỹ thuật
Để đảm bảo đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng thì hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật cần phải đồng bộ và hiện đại. Ban quản lý tòa nhà cần thiết lập quy trình sửa chữa, bảo trì toà nhà, bảo hành toà nhà, bảo trì công trình xây dựng, bảo dưỡng sử dụng máy điều hoà, bảo dưỡng sử dụng thang máy… Có như vậy mới đáp ứng được những nhu cầu thiết yếu nhất của khách hàng. Trên đây là cách thiết lập quy trình quản lý tòa nhà mà các chủ dự án nên tham khảo. Tuy nhiên, để tòa nhà được vận hành theo đúng mục đích và mang lại lợi nhuận cao thì tốt nhất bạn nên chọn cho mình đơn vị quản lý chuyên nghiệp. Trong đó, Công ty TNHH Quản lý BĐS SOVIBAN là đơn vị luôn được khách hàng đánh giá cao. Với đội ngũ nhân viên, chuyên viên, kỹ thuật giàu kinh nghiệm, được đào tạo bài bản sẽ luôn làm hài lòng mọi khách hàng.
Công ty TNHH Quản lý BĐS SOVIBAN đơn vị chuyên nghiệp trong quản lý tòa nhà
Vui lòng liên hệ đến Hotline 0902 904 797 để được tư vấn và biết thêm thông tin chi tiết, chúng tôi rất hân hạnh được phục vụ quý khách hàng!.
>>> Xem Thêm: Giải pháp giúp tăng hiệu quả quản lý tòa nhà <<<
CÔNG TY TNHH QUẢN LÝ BĐS SOVIBAN
Địa chỉ: 331 Nguyễn Trọng Tuyển, P.10, Q.Phú Nhuận, Tp.HCM
Mã số doanh nghiệp: 031 4213 915
Email: pm@soviban.com
Hotline: 0902-904-797
